Операции по 71 счету. Учет расчетов с подотчетными лицами

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Счет 71 бухгалтерского учета - это тот счет, на котором ведется учет расчетов с сотрудниками компании, получившими деньги под отчет. О том, каковы особенности учета на счете 71, о чем говорят его дебетовый и кредитовый остатки и какую информацию позволяет увидеть оборотно-сальдовая ведомость, мы поговорим в этой статье.

Операции, которые отражаются в бухгалтерии на счете 71

Счет 71 в бухгалтерии предназначен для отражения расчетов компании с подотчетниками, т. е. с лицами, которые получили деньги под отчет от компании для оплаты каких-либо ее нужд.

К таким расходам можно отнести:

• закупки ТМЦ;
• оплата работ или услуг;
• расходы, связанные с командировками.

Подотчетниками могут быть только лица, работающие в компании по трудовому договору или в рамках ГПД. Выдача денег под отчет может осуществляться на постоянной основе или в разовом порядке.

Список сотрудников, получающих деньги регулярно, утверждается в приказе руководителя. В нем также указывается срок, на который работнику выдаются деньги фирмы. Для разового получения денег работнику необходимо написать заявление с указанием суммы и срока, на который она требуется.

Получивший деньги сотрудник, в соответствии с п. 6.3 Указаний ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У, должен отчитаться по расходам не позднее 3 дней после:

• окончания срока, на который выдавались деньги;
• завершения командировки;
• окончания периода нетрудоспособности;
• выхода из отпуска.

Операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведутся согласно требованиям Плана счетов бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.10.2000 № 94н.

Счет 71 активный или пассивный?

Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.

Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.

При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.

При составлении бухгалтерской отчетности сальдо расчетов с подотчетными лицами на счете 71 показывается развернуто.

Дебетовое сальдо 71 счета показывается в составе краткосрочной дебиторской задолженности по строке 1230, а кредитовое — в составе краткосрочной кредиторской задолженности, которая показывается в строке 1520.

Малые предприятия, имеющие право вести учет в упрощенном порядке согласно п. 4 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, отражают кредитовые остатки в строке 1230 «Финансовые и другие активы», а кредитовые сальдо — в строке 1520 «Кредиторская задолженность».

Что показывает дебет счета 71?

Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:

• Дт 71 Кт 50 — работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
• Дт 71 Кт 51 (52) — сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы,

счета 50, 51, 52 — счета, на которых ведется учет денежных средств.

Операция показывает авансирование расходов, совершаемых работником в интересах компании. Такие операции отражаются в левой таблице лицевой стороны авансового отчета. Дебетовое сальдо по 71 счету складывается из денежных средств, оставшихся на руках у подотчетников.

Что показывает кредит счета 71?

Кредит 71 счета показывает расходы, совершенные подотчетником для нужд организации. При этом в дебетовой стороне проводки указываются счета, на которых ведется учет затрат на приобретение ТМЦ, услуг и т. д. Они показывают, на какие цели были потрачены деньги, полученные под отчет:

Не знаете свои права?

• Дт 10, 11, 41 Кт 71 — оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
• Дт 19 Кт 71 — принят к учету выставленный поставщиками НДС;
• Дт 76 Кт 71 — оплачены услуги сторонней организации;
• Дт 20, 26, 44 Кт 71 — отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
• Дт 50 (51) Кт 71 — подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании,

• счета 10, 11, 41 — счета учета материальных ценностей;
• счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;
• счета 20, 26, 44 — счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров;
• счет 76 — «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.

Кредитовое сальдо счета показывает наличие перерасхода у подотчетника.

Проводки и учет невозвращенных подотчетных сумм

Не возращенные вовремя подотчетным лицом суммы показываются по кредиту 71 счета в корреспонденции с 94 счетом «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 Кт 71 — списание невозвращенных подотчетником сумм на недостачи.

После чего, в зависимости от обстоятельств, такие суммы могут отражаться в составе:

• удержаний из заработной платы работника — Дт 70 Дт 94;
• прочих расчетов с сотрудниками — Дт 73 Дт 94.

Удержать из заработной платы сотрудника неизрасходованную сумму подотчета можно только в течение одного месяца после даты, до которой должен быть возвращен аванс (ст. 137 ТК РФ). Удержание делается на основании письменного распоряжения руководителя с согласия работника.

Во всех остальных случаях эта сумма относится на прочие расходы с сотрудником.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 138 ТК РФ сумма вычета не может превышать 20% от выплаченной сотруднику заработной платы.

Что может показать оборотно-сальдовая ведомость по счету 71?

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 позволяет увидеть процесс формирования остатков по синтетическому счету в разрезе его аналитики.

Аналитическим признаком (субконто), по которому строится ведомость, выступают подотчетные лица.

Оборотно-сальдовая ведомость формируется за некоторый промежуток времени и позволяет проконтролировать:

• входящую и конечную задолженность подотчетных лиц перед организацией;
• входящую и конечную задолженность компании перед сотрудниками;
• суммы, полученные под отчет;
• суммы, по которым отчитались подотчетники.

Она состоит из 7 столбцов:

• в первом указываются счет и его аналитический признак;
• во 2-м и 3-м — сальдо на начало периода;
• в 4-м и 5-м — дебетовые и кредитовые обороты счета 71;
• в 6-м и 7-м — сальдо на конец периода.

По каждому столбцу таблицы выводится отдельный итоговый результат.

Пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости

У подотчетника Симонова С. на 01.04.2018 есть перерасход по одной сумме, полученной под отчет, в размере 1000 руб. и задолженность по второй в размере 5000 руб. Срок отчета по ней еще не наступил. Суммы отражаются на начальных остатках.

Во втором квартале Симонов С. получил из кассы 1000 руб. (дебетовый оборот) и составил авансовый отчет на вторую сумму в размере 4500 руб. (кредитовый оборот).

После этого другой подотчетник Васильев А. получил сумму на хознужды — 2800 руб. (дебетовый оборот).

Теперь конечное сальдо в ведомости примет вид:

Симонов С. — конечное дебетовое сальдо: 500 руб.

Васильев А. — конечное дебетовое сальдо: 2800 руб.

Учет расчетов с подотчетниками компания ведет с использованием субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетниками в рублях».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Получить под отчет новую денежную сумму работник может до полного расчета по предыдущей.

***

На счете 71 отражаются расчеты между организацией и подотчетными лицами. В дебете счета показываются суммы, выданные на оплату нужд компании, а по кредиту счета отражаются оплаченные товары, работы, услуги. Для наглядности контроля движения сумм по счету используется оборотно-сальдовая ведомость.

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами , которые получают деньги из под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Так, суммы командировочных расходов включают в (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции

Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:

• кредит счета 50 "Касса".

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

• дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
• кредит счета 51 "Расчетные счета".

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм

• дебет счета 20 "Основное производство",
• дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

• дебет счета 44 "Расходы на продажу",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 07 "Оборудование к установке",
• дебет счета 10 "Материалы",
• дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
• дебет счета 41 "Товары",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
• кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Для сбора и обработки всех информации о суммах, выдаваемых работникам организации под отчет, в бухгалтерском учете применяется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами», который используется практически всеми компаниями.

Основные характеристики расчетов с подотчетными лицами

Следует иметь в виду! Любой работник компании может взять деньги под отчет.

Выдача денежных средств под отчет, как правило, происходит на следующие нужды:

1. Как авансовые платежи на командировочные затраты;
2. Хозяйственные затраты самой организации: покупка канцелярии, хозяйственных материалов, ГСМ и т.д.
3. Представительские расходы.

Внимание! Согласно действующему законодательству запрещено выдавать новые денежные средства под отчет работнику, не предоставившему отчет по ранее полученным финансам.

Денежные средства выдаются под отчет на выполнение административных и хозяйственных операций, поэтому по принципу двойной записи суммы отображаются на соответствующих корреспондентских счетах:

1. Выдача денег под отчет: Дт71 Кт50,51;
2. Израсходование денежных средств: Дебет счета затрат (в зависимости от целей) Кт71.

Расчеты с подотчетными лицами – важный элемент мониторинга расходования денежных средств на предприятии. В связи с этим появляется необходимость включения результатов в состав бухгалтерского баланса.

Отображение сальдо 71 счета на строках бухгалтерского баланса

Расчеты с подотчетными лицами формируют показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Отображение сумм происходит из итоговых результатов на конец отчетного периода, поэтому предварительно стоит убедиться в правильности разнесения всех сумм и выявить причины возникновения остатков.

– актив предприятия, на котором отражаются все суммы задолженности контрагентов перед организацией. Одним из элементов строки 1230 является дебетовый остаток на 71 счете в разрезе сумм, по которым отчет работников будет происходить в будущем.

Внимание! Учет операций по 71 счету ведется по каждому работнику отдельно с целью недопущения возникновения долга.

1520 строка бухгалтерского баланса – пассив предприятия, отражение сумм задолженностей предприятия перед контрагентами.

Кредитовый остаток 71 счета – один из элементов формирования 1520 строки в части сумм, которые организация должна возвратить работнику (например, при перерасходе).

Списание 71 счета

Обнуление показателей долга руководителей

1. Одним из способов погашения остатков по «Расчетам с подотчетными лицами» для руководителей является зачет сумм выплачиваемых дивидендов. Преимущество данного способа – нет необходимости проведения искусственных операций. Однако, это выгодно при условии высокой суммы дивидендов, позволяющей покрыть всю сумму задолженности.
2. Переоформление долга в заемные средства – не решит проблему возврата денежных средств, но позволит отсрочить обязательства.

Внимание! При оформлении беспроцентных займов появляется обязанность уплаты НДФЛ с материальной выгоды в размере 35 процентов.

Списание дебиторской задолженности

Законодательно установлена возможность списания просроченных задолженностей с истекшим сроком исковой давности (3 года).

Внимание! В случае признания лицом своего долга, срок прерывается.

При невозможности истребовать денежные средства по истечению 3 лет, суммы долга списываются на прочие расходы (Дт91), в налоговом учете отображаются в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении.

Внимание! При списании просроченной дебиторской задолженности с 71 счета бухгалтер должен подать сведения в ИФНС о возникновении дохода бывшего сотрудника в форме прощеного долга. Срок подачи сведений – не позднее месяца после календарного года.

Заключение

Ведение 71 счета на предприятии – важная составляющая распределения денежных средств. Это позволит избежать штрафных санкций за повторную выдачу финансов лицам, не предоставившим отчет за предыдущие операции. Кроме того, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — контроль над процессами выдачи и целевого использования денежных средств, позволяющий не допускать неэффективные затраты организации.

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 .

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) .

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 .

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ».